Bürgerfreundliche Modernisierung
Digitales Terminbuchungssystem für das Einwohnermeldeamt, das Straßenverkehrsamt und das Gewerbeamt
Die Gemeindeverwaltung will sich modernisieren und durch Digitalisierung noch bürgerfreundlicher werden. Voraussetzung dafür war, dass ein eigenes Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ geschaffen wurde. Ein weiterer Baustein ist ein offenes Terminbuchungssystem, das sowohl online als auch direkt vor Ort im Rathaus verfügbar ist. Im Foyer des Rathauses wurde ein Terminal installiert, bei dem sich die Bürgerinnen und Bürger anmelden. Vorteil der Anlage: Die Bürger werden zum gebuchten Termin zeitnah aufgerufen, ohne lange Wartezeiten, das erleichtert den Behördengang auch für diejenigen, die wenig Zeit haben oder nur zu bestimmten Zeiten ins Rathaus kommen können.
Welche Unterlagen müssen zum Termin mitgebracht werden? Was muss man sonst noch wissen? Wer sich künftig online anmeldet, bekommt diese Information gleich dazu. Ein zweites Erscheinen aufgrund fehlender Unterlagen entfällt. Auf Seiten des Rathauses können die Bearbeiter die Termine besser und effektiver vorbereiten, Mitarbeiterkapazitäten besser planen und einteilen sowie erforderliche Dokumente bereits bereitlegen.
Kürzere Wartezeiten
„Durch das Terminal vor Ort haben wir einen guten Überblick, wie viele Bürger aktuell warten und aufgrund welcher Anliegen sie kommen“, lobt Petra Hierl-Schmitz, Leiterin der Ordnungs- und Sozialverwaltung. „Wenn viel los ist, können auch Kollegen, die sonst nicht mit der Sachbearbeitung des Einwohnermeldeamtes betreut sind, Bürgeranliegen übernehmen – vorausgesetzt natürlich, dass diese Vorgänge auch von ihnen bearbeitet werden können. Hierdurch verringern sich die Wartezeiten.“
„Das ist gerade auch zu Zeiten von Wahlen wichtig“, weiß Sandra Zwillich, Sachgebietsleiterin des Bürgeramts. „In solchen Wochen ist der Andrang oft groß und alle müssen einspringen und mithelfen.“
Von technischer Seite hat Florian Neuner, Sachgebietsleitung IT und Digitales, die Einführung des neuen Systems verantwortet. „Wir haben uns für eine Software entschieden, die schon länger auf dem Markt ist. Die Kompatibilität des Systems war uns sehr wichtig. Es ist direkt integriert in unsere Fachsoftware, das heißt, es muss kein zweites System gestartet werden. Wir hatten uns mit dem Terminbuchungssystem für eine Testphase entschieden. Das Terminal vor Ort und die Onlineterminvereinbarung laufen schon seit Sommer, waren aber technisch noch unter Beobachtung. Es hat einfach Zeit gebraucht bis sich alles eingespielt hatte.“
Wichtiger Baustein in der Digitalisierungsstrategie
„Das Terminbuchungssystem ist ein wichtiger Baustein in unserer Digitalisierungsstrategie“, ist sich Bürgermeister Peter Köstler sicher. „Es ist ein sichtbares Element nach außen. Mir ist allerdings wichtig, dass man auch weiterhin spontan ins Rathaus kommen kann, niemand ist gezwungen, alles online zu machen. Wer direkt zu uns kommt, erhält nötige Hilfe an der Pforte. Allerdings ist das Terminal auch weitgehend selbsterklärend.“
Es steht zentral am Eingang. Wer schon einen Termin vereinbart hat, kann direkt die Buchungsnummer eingeben oder einen QR-Code scannen. Wer ohne Termin kommt, wird am Terminal angemeldet. Am Infoscreen sieht der Wartende, wann er an der Reihe ist.
Das System berücksichtigt selbstständig, wie lange welcher Vorgang dauert, so dass die Wartezeiten koordiniert werden können. „Das ist eine große Erleichterung für die Kollegen“, so Petra Hierl-Schmitz. Die Besucher sehen, wie viele Personen noch vor dem eigenen Termin an der Reihe sind. Die Mitarbeiter können sich besser auf den Tag einstellen. „Angenommen wird die Onlineterminvereinbarung bislang sehr gut“, so Sandra Zwillich.
Termine können direkt online gebucht werden.
Die Verwaltung in die Zukunft führen und modernisieren
Kontinuität zu bewahren, aber die Abläufe dennoch zukunftsfähig auszurichten, das sei die Herausforderung als Verwaltung, so Bürgermeister Peter Köstler. „Wir müssen noch moderner werden und über den Tellerrand hinausschauen. Ein wichtiges Element ist dabei die Digitalisierung. Sie voranzutreiben, das haben wir uns auf die Fahnen geschrieben. Das „digitale Rathaus“ ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird nach und nach umgesetzt. Langfristiges Ziel wird die nahezu papierlose Verwaltung sein. Am Dienstag, dem 3.12.2024, wurde die weitere Digitalisierungsstrategie im Hauptausschuss vorgestellt. Sie soll es uns ermöglichen, schneller auf Bürgeranfragen zu reagieren, Daten sicherer zu verwalten und Ressourcen effektiver zu nutzen. Sie wurde einstimmig beschlossen.“
In der Digitalisierungsstrategie, die maßgeblich in Zusammenarbeit zwischen dem Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ und einem externen Dienstleister erarbeitet wurde, wird ein klarer Fahrplan für die digitale Zukunft der Gemeindeverwaltung aufgezeigt.
Quelle: Gemeinde Gräfelfing
Bürgerfreundliche Modernisierung
Digitales Terminbuchungssystem für das Einwohnermeldeamt, das Straßenverkehrsamt und das Gewerbeamt
Die Gemeindeverwaltung will sich modernisieren und durch Digitalisierung noch bürgerfreundlicher werden. Voraussetzung dafür war, dass ein eigenes Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ geschaffen wurde. Ein weiterer Baustein ist ein offenes Terminbuchungssystem, das sowohl online als auch direkt vor Ort im Rathaus verfügbar ist. Im Foyer des Rathauses wurde ein Terminal installiert, bei dem sich die Bürgerinnen und Bürger anmelden. Vorteil der Anlage: Die Bürger werden zum gebuchten Termin zeitnah aufgerufen, ohne lange Wartezeiten, das erleichtert den Behördengang auch für diejenigen, die wenig Zeit haben oder nur zu bestimmten Zeiten ins Rathaus kommen können.
Welche Unterlagen müssen zum Termin mitgebracht werden? Was muss man sonst noch wissen? Wer sich künftig online anmeldet, bekommt diese Information gleich dazu. Ein zweites Erscheinen aufgrund fehlender Unterlagen entfällt. Auf Seiten des Rathauses können die Bearbeiter die Termine besser und effektiver vorbereiten, Mitarbeiterkapazitäten besser planen und einteilen sowie erforderliche Dokumente bereits bereitlegen.
Kürzere Wartezeiten
„Durch das Terminal vor Ort haben wir einen guten Überblick, wie viele Bürger aktuell warten und aufgrund welcher Anliegen sie kommen“, lobt Petra Hierl-Schmitz, Leiterin der Ordnungs- und Sozialverwaltung. „Wenn viel los ist, können auch Kollegen, die sonst nicht mit der Sachbearbeitung des Einwohnermeldeamtes betreut sind, Bürgeranliegen übernehmen – vorausgesetzt natürlich, dass diese Vorgänge auch von ihnen bearbeitet werden können. Hierdurch verringern sich die Wartezeiten.“
„Das ist gerade auch zu Zeiten von Wahlen wichtig“, weiß Sandra Zwillich, Sachgebietsleiterin des Bürgeramts. „In solchen Wochen ist der Andrang oft groß und alle müssen einspringen und mithelfen.“
Von technischer Seite hat Florian Neuner, Sachgebietsleitung IT und Digitales, die Einführung des neuen Systems verantwortet. „Wir haben uns für eine Software entschieden, die schon länger auf dem Markt ist. Die Kompatibilität des Systems war uns sehr wichtig. Es ist direkt integriert in unsere Fachsoftware, das heißt, es muss kein zweites System gestartet werden. Wir hatten uns mit dem Terminbuchungssystem für eine Testphase entschieden. Das Terminal vor Ort und die Onlineterminvereinbarung laufen schon seit Sommer, waren aber technisch noch unter Beobachtung. Es hat einfach Zeit gebraucht bis sich alles eingespielt hatte.“
Wichtiger Baustein in der Digitalisierungsstrategie
„Das Terminbuchungssystem ist ein wichtiger Baustein in unserer Digitalisierungsstrategie“, ist sich Bürgermeister Peter Köstler sicher. „Es ist ein sichtbares Element nach außen. Mir ist allerdings wichtig, dass man auch weiterhin spontan ins Rathaus kommen kann, niemand ist gezwungen, alles online zu machen. Wer direkt zu uns kommt, erhält nötige Hilfe an der Pforte. Allerdings ist das Terminal auch weitgehend selbsterklärend.“
Es steht zentral am Eingang. Wer schon einen Termin vereinbart hat, kann direkt die Buchungsnummer eingeben oder einen QR-Code scannen. Wer ohne Termin kommt, wird am Terminal angemeldet. Am Infoscreen sieht der Wartende, wann er an der Reihe ist.
Das System berücksichtigt selbstständig, wie lange welcher Vorgang dauert, so dass die Wartezeiten koordiniert werden können. „Das ist eine große Erleichterung für die Kollegen“, so Petra Hierl-Schmitz. Die Besucher sehen, wie viele Personen noch vor dem eigenen Termin an der Reihe sind. Die Mitarbeiter können sich besser auf den Tag einstellen. „Angenommen wird die Onlineterminvereinbarung bislang sehr gut“, so Sandra Zwillich.
Termine können direkt online gebucht werden.
Die Verwaltung in die Zukunft führen und modernisieren
Kontinuität zu bewahren, aber die Abläufe dennoch zukunftsfähig auszurichten, das sei die Herausforderung als Verwaltung, so Bürgermeister Peter Köstler. „Wir müssen noch moderner werden und über den Tellerrand hinausschauen. Ein wichtiges Element ist dabei die Digitalisierung. Sie voranzutreiben, das haben wir uns auf die Fahnen geschrieben. Das „digitale Rathaus“ ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird nach und nach umgesetzt. Langfristiges Ziel wird die nahezu papierlose Verwaltung sein. Am Dienstag, dem 3.12.2024, wurde die weitere Digitalisierungsstrategie im Hauptausschuss vorgestellt. Sie soll es uns ermöglichen, schneller auf Bürgeranfragen zu reagieren, Daten sicherer zu verwalten und Ressourcen effektiver zu nutzen. Sie wurde einstimmig beschlossen.“
In der Digitalisierungsstrategie, die maßgeblich in Zusammenarbeit zwischen dem Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ und einem externen Dienstleister erarbeitet wurde, wird ein klarer Fahrplan für die digitale Zukunft der Gemeindeverwaltung aufgezeigt.
Quelle: Gemeinde Gräfelfing
Bürgerfreundliche Modernisierung
Digitales Terminbuchungssystem für das Einwohnermeldeamt, das Straßenverkehrsamt und das Gewerbeamt
Die Gemeindeverwaltung will sich modernisieren und durch Digitalisierung noch bürgerfreundlicher werden. Voraussetzung dafür war, dass ein eigenes Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ geschaffen wurde. Ein weiterer Baustein ist ein offenes Terminbuchungssystem, das sowohl online als auch direkt vor Ort im Rathaus verfügbar ist. Im Foyer des Rathauses wurde ein Terminal installiert, bei dem sich die Bürgerinnen und Bürger anmelden. Vorteil der Anlage: Die Bürger werden zum gebuchten Termin zeitnah aufgerufen, ohne lange Wartezeiten, das erleichtert den Behördengang auch für diejenigen, die wenig Zeit haben oder nur zu bestimmten Zeiten ins Rathaus kommen können.
Welche Unterlagen müssen zum Termin mitgebracht werden? Was muss man sonst noch wissen? Wer sich künftig online anmeldet, bekommt diese Information gleich dazu. Ein zweites Erscheinen aufgrund fehlender Unterlagen entfällt. Auf Seiten des Rathauses können die Bearbeiter die Termine besser und effektiver vorbereiten, Mitarbeiterkapazitäten besser planen und einteilen sowie erforderliche Dokumente bereits bereitlegen.
Kürzere Wartezeiten
„Durch das Terminal vor Ort haben wir einen guten Überblick, wie viele Bürger aktuell warten und aufgrund welcher Anliegen sie kommen“, lobt Petra Hierl-Schmitz, Leiterin der Ordnungs- und Sozialverwaltung. „Wenn viel los ist, können auch Kollegen, die sonst nicht mit der Sachbearbeitung des Einwohnermeldeamtes betreut sind, Bürgeranliegen übernehmen – vorausgesetzt natürlich, dass diese Vorgänge auch von ihnen bearbeitet werden können. Hierdurch verringern sich die Wartezeiten.“
„Das ist gerade auch zu Zeiten von Wahlen wichtig“, weiß Sandra Zwillich, Sachgebietsleiterin des Bürgeramts. „In solchen Wochen ist der Andrang oft groß und alle müssen einspringen und mithelfen.“
Von technischer Seite hat Florian Neuner, Sachgebietsleitung IT und Digitales, die Einführung des neuen Systems verantwortet. „Wir haben uns für eine Software entschieden, die schon länger auf dem Markt ist. Die Kompatibilität des Systems war uns sehr wichtig. Es ist direkt integriert in unsere Fachsoftware, das heißt, es muss kein zweites System gestartet werden. Wir hatten uns mit dem Terminbuchungssystem für eine Testphase entschieden. Das Terminal vor Ort und die Onlineterminvereinbarung laufen schon seit Sommer, waren aber technisch noch unter Beobachtung. Es hat einfach Zeit gebraucht bis sich alles eingespielt hatte.“
Wichtiger Baustein in der Digitalisierungsstrategie
„Das Terminbuchungssystem ist ein wichtiger Baustein in unserer Digitalisierungsstrategie“, ist sich Bürgermeister Peter Köstler sicher. „Es ist ein sichtbares Element nach außen. Mir ist allerdings wichtig, dass man auch weiterhin spontan ins Rathaus kommen kann, niemand ist gezwungen, alles online zu machen. Wer direkt zu uns kommt, erhält nötige Hilfe an der Pforte. Allerdings ist das Terminal auch weitgehend selbsterklärend.“
Es steht zentral am Eingang. Wer schon einen Termin vereinbart hat, kann direkt die Buchungsnummer eingeben oder einen QR-Code scannen. Wer ohne Termin kommt, wird am Terminal angemeldet. Am Infoscreen sieht der Wartende, wann er an der Reihe ist.
Das System berücksichtigt selbstständig, wie lange welcher Vorgang dauert, so dass die Wartezeiten koordiniert werden können. „Das ist eine große Erleichterung für die Kollegen“, so Petra Hierl-Schmitz. Die Besucher sehen, wie viele Personen noch vor dem eigenen Termin an der Reihe sind. Die Mitarbeiter können sich besser auf den Tag einstellen. „Angenommen wird die Onlineterminvereinbarung bislang sehr gut“, so Sandra Zwillich.
Termine können direkt online gebucht werden.
Die Verwaltung in die Zukunft führen und modernisieren
Kontinuität zu bewahren, aber die Abläufe dennoch zukunftsfähig auszurichten, das sei die Herausforderung als Verwaltung, so Bürgermeister Peter Köstler. „Wir müssen noch moderner werden und über den Tellerrand hinausschauen. Ein wichtiges Element ist dabei die Digitalisierung. Sie voranzutreiben, das haben wir uns auf die Fahnen geschrieben. Das „digitale Rathaus“ ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird nach und nach umgesetzt. Langfristiges Ziel wird die nahezu papierlose Verwaltung sein. Am Dienstag, dem 3.12.2024, wurde die weitere Digitalisierungsstrategie im Hauptausschuss vorgestellt. Sie soll es uns ermöglichen, schneller auf Bürgeranfragen zu reagieren, Daten sicherer zu verwalten und Ressourcen effektiver zu nutzen. Sie wurde einstimmig beschlossen.“
In der Digitalisierungsstrategie, die maßgeblich in Zusammenarbeit zwischen dem Sachgebiet „IT und Digitalisierung“ und einem externen Dienstleister erarbeitet wurde, wird ein klarer Fahrplan für die digitale Zukunft der Gemeindeverwaltung aufgezeigt.
Quelle: Gemeinde Gräfelfing